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更新日：2024年2月14日
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私のOJT～後輩指導の心掛け編～
滋賀県では、新規採用職員として入庁する皆さんがいきいきとやりがいを持って、能力や個性を最大限発揮できるよう様々な支援を行っており、新規採用職員や初めて異動となった職員には、配属された所属の先輩職員が指導役となって、日頃の業務をサポートしています。
今回は、後輩職員の指導役を務める先輩職員が提出した、“育成フォローシート”で寄せられたOJTエピソード（先輩職員として新規採用職員と接するなかで、特に気を付けてきたことや、うまくいったと実感したことなど）を紹介します。
気軽に相談できる雰囲気づくり
- 接しやすく、質問しやすい環境づくり
何気ないやりとりを含めて普段から積極的にコミュニケーションを取り、話を聞くときは手を止めるなど、接しやすく、質問しやすい環境づくりに気を付けて取り組んでいます。 - 距離が縮まるよう、意識
仕事の話はもちろんのこと、仕事以外の話もして、できるだけ、なんでも話せるような先輩を心掛けてきました。
「一日一回は必ず話す」、「できるだけ一緒に現場に出る」ことを心掛けて、少しでも距離が縮まるよう意識しています。 - 話を聞くときは体を向けてしっかりと
新規採用職員から話を聞くときは、体を向けて聞くようにしています。ながらではなく、しっかりと時間を作って話を聞くためです。
行き詰まっていそうな時には、声をかけたりして、アドバイスできることがないかを確認するようにしています。 - 内容の大小にかかわらず確認することを促す
入庁当初から、わからなかったり不安に感じたりするときには、内容の大小にかかわらず確認してほしいと伝えていました。
その結果、新規採用職員から進んで質問してくれるようになり、二度手間になるようなことはほとんどありませんでした。私の担当外で教えられないことは、他の担当者に繋ぐ役割を意識して行いました。
また、これまで私自身の業務で手一杯となってしまうこともありましたが、新規採用職員への指導を通して、少しずつ他の係員の業務にも気を配ることができるようになりました。
後輩指導の要点
- 自ら考えることを促し、経験を積んでもらう
- 積極的に仕事を任せ、自分で手を動かし考える機会をつくることで、幅広い業務への対応力の習得を図っています。
- 新規採用職員から質問されたときに、判断を急ぐものでない場合は「あなたはどう思いますか」と反対に問いかけたり、考えるプロセスを伝えるように意識したり、手掛かりとなる資料を示したりして、自分で考える意識を持ってもらおうと努力しました。
- 社会人経験が十分にある新規採用職員であるため、県職員としてのスキルアップに重点を置く指導をすること、民間経験を生かしたアイデアを尊重するよう話をしています。
仕事の説明のポイント
- 仕事の意義を説明する
業務の処理方法だけでなく、どのような目的で行うもので、どのような法令に基づいた事務なのかを必ず伝えるようにしました。結果として積極的に質問してくれるようになり、メモを取りながらしっかりと話を聞いて業務を進めてくれています。 - 仕事の質、レベル、期限をはっきりと！
仕事を教える際には、はじめにその事務の全体像や年間のスケジュール感から伝えるようにしています。何をいつまでにやればよいのか、良く分かって貰えたようなので良かったと思っています。 - 分かりやすく
- 理解度に合わせて説明に濃淡を付け、多すぎず少なすぎない説明を心掛けました。
- 新規採用職員の視点で、わからないことやつまずくポイントを自分の経験から指導するよう心掛けました。
- なぜこの手順を踏まなければならないか、後先を見据えて前さばきできることはないか、本来どうなっていなければならないかなど、定型的な作業の繰り返しに陥らないように留意して指導しています。
- 正確に、正しいやり方で
誤った内容を伝えないよう、なぜそうなのか、会計事務の手引きや事例集、通知などを基に説明するよう心掛けています。
最後までご覧いただき、ありがとうございます！
新規採用職員が先輩職員からどのように仕事を教えてもらうのか、イメージを掴んでいただけましたでしょうか？
今後も様々な情報を発信していきます。次の記事もお楽しみに！