○滋賀県人事委員会事務処理規程
昭和37年4月1日
滋賀県人事委員会訓令第2号
滋賀県人事委員会事務処理規程を次のように定める。
滋賀県人事委員会事務処理規程
目次
第1章 総則(第1条―第5条)
第2章 通則
第1節 事務の代決および専決(第6条―第8条)
第2節 現用公文書の形式(第9条―第13条)
第3節 公印の取扱い(第14条―第16条)
第4節 電子署名の取扱い(第16条の2―第16条の5)
第3章 文書管理(第17条―第23条)
第4章 補則(第24条―第26条)
付則
第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は、滋賀県人事委員会の事務処理に関する基本的事項を定め、事務の能率的かつ円滑な処理を図ることを目的とする。
(事務局長の職務)
第2条 事務局長は、人事委員会事務局(以下「事務局」という。)における事務の繁閑を考慮し、事務の総合的調整を図るとともに、事務が適正かつ円滑に処理されるように留意し、その促進に努めなければならない。
(一部改正〔昭和59年人委訓令2号・令和2年6号〕)
(総括文書管理者)
第3条 事務局に総括文書管理者を置き、事務局長をもつて充てる。
2 総括文書管理者は、次に掲げる事務を行うものとする。
(1) 文書分類表の作成
(2) 文書管理に関する研修の実施
(3) 組織の新設、改正または廃止に伴う必要な措置の実施
(4) 現用公文書(滋賀県公文書等の管理に関する条例(平成31年滋賀県条例第4号)第2条第2項に規定する現用公文書をいう。以下同じ。)の管理に関し必要な細則の整備
(5) 前各号に掲げるもののほか、現用公文書の管理に関する事務の総括
(追加〔令和2年人委訓令6号〕)
(副総括文書管理者)
第3条の2 事務局に副総括文書管理者を置き、次長をもつて充てる。
2 副総括文書管理者は、前条第2項各号に掲げる事務について、総括文書管理者を補佐するものとする。
(全部改正〔令和2年人委訓令6号〕)
(文書管理者)
第3条の3 事務局に文書管理の実施責任者として文書管理者を置き、次長をもつて充てる。
2 文書管理者は、その管理する現用公文書について、次に掲げる事務を行うものとする。
(1) 文書分類の設定
(2) 保存期間および保管期間(保存期間のうち、現用公文書を事務室に収納しておく期間をいう。)の設定
(3) 保存期間が満了したときの措置の設定
(4) 保存期間の延長の決定
(5) 保存期間が満了した現用公文書の滋賀県立公文書館への移管および廃棄
(6) 管理状況の点検等
(7) 現用公文書の作成の指示その他現用公文書の管理に関する事務局の職員への指導
(全部改正〔令和2年人委訓令6号〕)
(文書取扱主任)
第4条 現用公文書の取扱いを適正かつ円滑に行うため、事務局に文書取扱主任を置く。
2 文書取扱主任は、総務・給与係の係長の職にある者をもつて充てる。
3 文書取扱主任は、前条第2項各号に掲げる事務について、文書管理者を補佐するほか、文書等の受領等に関する事務および文書整理担当者の指導に関する事務を処理する。
(一部改正〔昭和51年人委訓令1号・55年1号・59年2号・63年1号・平成12年3号・17年9号・19年5号・27年3号・令和2年6号〕)
(文書整理担当者)
第4条の2 現用公文書の整理および保管を適正かつ円滑に行うため、係ごとに文書整理担当者を置く。
2 文書整理担当者は、文書管理者の命ずる者をもつて充てる。
3 文書整理担当者は、文書取扱主任の指導を受けて係における現用公文書の整理、保管、引継ぎおよび廃棄に関する事務を推進する。
(追加〔昭和55年人委訓令1号〕、一部改正〔昭和63年人委訓令1号・平成17年9号・19年5号・27年3号・令和2年6号〕)
(監査責任者)
第4条の3 事務局に監査責任者を置き、総括文書管理者が指定する者をもつて充てる。
2 監査責任者は、現用公文書の管理の状況について監査を行うものとする。
(追加〔令和2年人委訓令6号〕)
(事務調整会議)
第5条 人事委員会の事務の円滑な遂行を図るため、事務局に事務調整会議(以下「会議」という。)を置く。
2 会議は、事務局長ならびに次長、参事、副参事、専門幹、主幹、係長、副主幹および主査である事務職員をもつて組織し、事務局長または次長が主宰する。
3 会議は、毎週月曜日に開催するのを例とする。
4 会議は、人事委員会規則等の制定および実施、関係法令の実施ならびに事務の総合調整に関し、審査、研究または協議を行うものとする。
(全部改正〔昭和63年人委訓令1号〕、一部改正〔平成5年人委訓令1号・11年1号・12年3号・21年6号・27年3号・令和6年5号〕)
第2章 通則
第1節 事務の代決および専決
(事務の代決)
第6条 事務局長が不在のときは、次長がその事務を代決する。
2 次長が不在のときは、総務・給与係の係長がその事務を代決する。
3 重要または異例に属する事項については、あらかじめその処理について指示を受けたもののほかは代決してはならない。
(一部改正〔昭和51年人委訓令1号・59年2号・平成12年3号・27年3号〕)
(代決文書の後閲)
第7条 前条の規定により代決した現用公文書は、遅滞なく後閲に供しなければならない。ただし、定例的なものまたは軽易なものは、この限りでない。
(一部改正〔平成19年人委訓令5号・令和2年6号〕)
(事務の専決)
第8条 事務の専決については、別に定めるところによる。
第2節 現用公文書の形式
(一部改正〔昭和55年人委訓令1号・平成17年9号・19年5号・令和2年6号〕)
(現用公文書の種類)
第9条 現用公文書の種類は、次の各号に掲げるとおりとする。
(1) 規則(地方公務員法(昭和25年法律第261号)第8条第5項の規定に基づき制定するもの)
(2) 訓令(事務局の職員に対して指揮命令するもの)
(3) 告示(主として法令の規定に基づき一定の事項を公示するもの)
(4) 公告(告示以外で一定の事項を公示するもの)
(5) 指令(申請に対して許可、認可、承認等をするもの)
(6) 往復文(申請、副申、通知、照会、回答、報告、勧告、願、届等)
(7) その他の現用公文書(判定書、決定書、証明書、契約書、賞状、感謝状等)
(一部改正〔昭和55年人委訓令1号・平成17年9号・19年5号・令和2年6号〕)
(現用公文書の記号および番号)
第10条 現用公文書の記号および番号については、次の各号に定めるところによらなければならない。ただし、軽易な往復文については、番号を省略して処理することができる。
(1) 規則、訓令または告示には、規則等番号簿(別記様式第1号)により、公布、制定または発出の順序による番号を付ける。この場合においては、番号に滋賀県人事委員会規則、滋賀県人事委員会訓令または滋賀県人事委員会告示の文字を冠しなければならない。
(2) 公告には、番号を付けない。
(3) 指令または往復文には、発送整理簿(別記様式第2号)により、番号を付ける。この場合においては、番号に滋賀県人事委員会指令または滋人委の文字を冠しなければならない。
(4) 機密文書には、機密文書発送整理簿(別記様式第2号に準ずる。)により、番号を付ける。この場合においては、番号に滋人委秘の文字を冠しなければならない。
2 前項の番号は、毎年1月1日から始め、12月31日に終える。
(一部改正〔昭和51年人委訓令1号・55年1号・63年1号・平成17年9号・19年5号・令和2年6号〕)
(現用公文書の発信者名)
第11条 現用公文書の発信者名は、委員長名を用いなければならない。ただし、事務局長に権限を委任されたものについては事務局長名を用い、その他事案の軽重に従い事務局名を用いることができる。
(一部改正〔昭和55年人委訓令1号・59年2号・平成17年9号・19年5号・令和2年6号〕)
第12条 削除
(削除〔平成17年人委訓令9号〕)
(現用公文書の書式)
第13条 現用公文書の書式は、別に定める。
(一部改正〔昭和55年人委訓令1号・平成17年9号・19年5号・令和2年6号〕)
第3節 公印の取扱い
(公印の管守)
第14条 公印は、文書取扱主任が管守するものとする。
2 公印は、常に堅ろうな容器に納め、その取扱いを厳正にしなければならない。
(一部改正〔昭和51年人委訓令1号〕)
(公印台帳)
第15条 文書取扱主任は、公印台帳(別記様式第3号)を作成し、公印の呼称および印影その他必要な事項を登録しておかなければならない。
(一部改正〔昭和51年人委訓令1号〕)
(公印の使用)
第16条 公印を使用しようとするときは、文書取扱主任の承認を受けなければならない。
(一部改正〔昭和51年人委訓令1号・平成17年9号〕)
第4節 電子署名の取扱い
(追加〔平成19年人委訓令5号〕)
(電子署名)
第16条の2 電子署名は、地方公共団体組織認証基盤による証明書(この節において「証明書」という。)を用いて行うものとする。
(追加〔平成19年人委訓令5号〕)
(証明書管理者)
第16条の3 証明書を管理するため、事務局に証明書管理者を置く。
2 証明書管理者は、事務局長をもつて充てる。
(追加〔平成19年人委訓令5号〕)
(証明書行使者)
第16条の4 証明書の使用に関する事務を処理するため、事務局に証明書行使者を置く。
(追加〔平成19年人委訓令5号〕)
(電子署名の取扱い)
第16条の5 この節に規定するもののほか、電子署名の取扱いに関しては、滋賀県電子署名規程(平成18年滋賀県訓令第61号)の例による。
(追加〔平成19年人委訓令5号〕)
第3章 文書管理
(一部改正〔平成17年人委訓令9号〕)
(現用公文書の収受等)
第17条 事務局に到達した現用公文書は、次の各号に定めるところにより処理しなければならない。
(1) 親展文書については、あて名人に配布する。
(2) 国の機関からの通達、通知等で重要なものその他重要と認められる現用公文書については、次長に配布する。この場合において、現用公文書のうち、文書、図画および写真(これらを撮影したマイクロフィルムを含む。この項において「文書等」という。)にあつては、当該文書等の余白に収受印(別記様式第4号)を押すものとする。
(3) 前2号に掲げる現用公文書以外の現用公文書については、事案担当者に配布する。
(4) 不利益処分の審査の請求その他の文書等で、送達された日時が権利の得喪または変更に関係のあるものについては、第2号後段の規定による手続をするほか当該文書等に送達時刻を記入し、かつ、その封筒を添付しておかなければならない。
(一部改正〔昭和51年人委訓令1号・55年1号・59年2号・63年1号・平成17年9号・19年5号・令和2年6号〕)
(事案の処理方針)
第18条 事案は、すみやかに処理しなければならない。
2 次長は、現用公文書の配布を受けたときは、これを閲覧し、自ら処理するものを除くほか、処理方針を示して事案担当者に交付しなければならない。
3 重要または異例に属する現用公文書の処理については、あらかじめ上司の指示を受けなければならない。
4 事案の性質により、直ちに処理することができないものがあるときは、あらかじめその理由を付けて、これを上司の閲覧に供し、その指示または承認を受けなければならない。
(一部改正〔昭和59年人委訓令2号・63年1号・平成17年9号・19年5号・令和2年6号〕)
(回議)
第19条 回議は、総務・給与係の係長、次長、事務局長の順序によつてしなければならない。
(一部改正〔昭和55年人委訓令1号・59年2号・平成5年1号・12年3号・17年9号・27年3号〕)
(合議)
第20条 予算、出納その他会計事務に関する事案で必要のあるものは、県関係機関に合議しなければならない。
(全部改正〔昭和59年人委訓令2号〕、一部改正〔平成17年人委訓令9号〕)
(回議の特例)
第21条 秘密の取扱いまたは緊急を要する事案は、通常の手続によらず、上司の指示を受けて適宜処理することができる。ただし、処理後すみやかに正規の手続をとらなければならない。
(一部改正〔平成17年人委訓令9号〕)
(県公報登載)
第22条 滋賀県公報(以下「県公報」という。)に登載して施行する現用公文書の取扱いについては、この規程に定めるもののほか、滋賀県公報発行規則(昭和33年滋賀県規則第67号)その他に定めるところによる。
2 県公報登載の手続は、文書取扱主任が行うものとする。
(一部改正〔昭和51年人委訓令1号・55年1号・平成17年9号・19年5号・令和2年6号〕)
(文書管理)
第23条 この章に規定するもののほか、文書管理に関しては、知事の事務部局の例による。
(追加〔平成17年人委訓令9号〕、一部改正〔令和2年人委訓令6号〕)
第4章 補則
(現用公文書の非常持出し)
第24条 重要な現用公文書は、非常災害時に際して、いつでも持ち出しのできるよう、あらかじめ準備し、紛失、火災および盗難の予防に注意しなければならない。
(一部改正〔平成17年人委訓令9号・19年5号・令和2年6号〕)
(現用公文書の持出しの制限)
第25条 現用公文書は、事務局外に持ち出すことができない。ただし、やむを得ない理由により、あらかじめ事務局長の承認を得たときは、この限りでない。
(一部改正〔平成17年人委訓令9号・19年5号・令和2年6号〕)
(事務局長への委任)
第26条 この訓令に定めるもののほか、事務処理に関して必要な事項は、事務局長が定める。
(一部改正〔平成17年人委訓令9号・令和2年6号〕)
付則
この訓令は、昭和37年4月1日から施行する。
付則(昭和51年人委訓令第1号)
この訓令は、昭和51年4月1日から施行する。
付則(昭和55年人委訓令第1号)
この訓令は、昭和55年4月1日から施行する。
付則(昭和59年人委訓令第2号)
この訓令は、昭和59年4月1日から施行する。
付則(昭和62年人委訓令第1号)
この訓令は、昭和62年4月1日から施行する。
付則(昭和63年人委訓令第1号)
この訓令は、昭和63年4月1日から施行する。
付則(平成5年人委訓令第1号)
この訓令は、平成5年4月1日から施行する。
付則(平成6年人委訓令第1号)
この訓令は、平成6年4月1日から施行する。
付則(平成11年人委訓令第1号)
この訓令は、平成11年4月1日から施行する。
付則(平成12年人委訓令第3号)
この訓令は、平成12年4月1日から施行する。
付則(平成17年人委訓令第9号)
1 この訓令は、平成17年4月1日から施行する。
2 この訓令の改正前の滋賀県人事委員会事務処理規程の規定に基づき調製されている発送整理簿および文書管理台帳については、なお従前の例による。
3 通信回線の利用に係る滋賀県人事委員会事務処理規程の特例に関する規程(平成9年滋賀県人事委員会訓令第5号)は、廃止する。
付則(平成19年人委訓令第5号)
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
付則(平成21年人委訓令第6号)
この訓令は、平成21年4月1日から施行する。
付則(平成22年人委訓令第1号)
この訓令は、平成22年4月1日から施行する。
付則(平成22年人委訓令第4号)
この訓令は、平成23年1月1日から施行する。
付則(平成27年人委訓令第3号)
この訓令は、平成27年4月1日から施行する。
付則(令和2年人委訓令第6号)
この訓令は、令和2年4月1日から施行する。
付則(令和6年人委訓令第5号)
この訓令は、令和6年4月1日から施行する。
(全部改正〔昭和51年人委訓令1号〕、一部改正〔昭和59年人委訓令2号〕)
(全部改正〔令和2年人委訓令6号〕)
(一部改正〔昭和51年人委訓令1号〕)
(一部改正〔昭和51年人委訓令1号〕)
